Bei der betrieblichen Altersversorgung (bAV) sind diverse Fristen zu beachten. Leider sind diese nicht immer einheitlich und unter den verschiedenen Rechtsgebieten auch nicht zwingend aufeinander angestimmt.
Die Frage, ob und wann die Betriebsrente verjährt, kann nicht eindeutig beantwortet werden. Denn es gibt durchaus einen Unterschied, ob es sich um die Verjährung einer einzelnen Betriebsrentenzahlung oder um das „Stammrecht“ auf eine Betriebsrente handelt.
Zur Verjährung der einzelnen Betriebsrentenrate heißt es in § 18a Satz 2 Betriebsrentengesetz (BetrAVG), dass „Ansprüche auf regelmäßig wiederkehrende Leistungen … der regelmäßigen Verjährungsfrist nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs“ unterliegen. Nach § 195 BGB sind das drei Jahre. Konkret bedeutet das, dass die Betriebsrente des Monats Juli 2022 am 31. Dezember2025 verjährt ist, denn die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dagegen verjährt das Stammrecht auf eine Betriebsrente erst nach 30 Jahren (§ 18a Satz 1 BetrAVG).
Dazu ein konkretes Beispiel: Wenn die Betriebsrente am 1. Juli 2022 erstmals an eine 67-jährige Versorgungsberechtigte zu zahlen ist, diese aber die Betriebsrente beim ehemaligen Arbeitgeber nicht beantragt, ist das generelle Recht auf die Betriebsrente erst am 31.Dezember2052 verjährt. Der Grund: Eine bAV ist in der Regel eine Holschuld der Versorgungsberechtigten, keine Bringschuld der Arbeitgeber.
Erinnert sich die Versorgungsberechtigte anlässlich ihrer Feier zum 90. Geburtstag (am 30. Juni 2045) an die bAV ihres ehemaligen Arbeitgebers, so kann sie den grundsätzlichen Anspruch auf bAV immer noch geltend machen. Aufgrund der allgemeinen Verjährung der einzelnen Rentenrate, sind aber alle Renten, die vor dem 1. Januar 2042 hätten gezahlt werden sollen, bereits verjährt. Die Rente ist also rückwirkend ab dem 1. Januar 2042 zu zahlen.
Sind es 3 oder 30 Jahre?
Die Rentenanpassung unterliegt der allgemeinen Verjährung, also drei Jahre, die generelle Verpflichtung zur Anpassung jedoch erst nach 30 Jahren. Es wäre also zu ermitteln, in welchem Umfang der Arbeitgeber zur Erhöhung der laufenden Renten verpflichtet gewesen wäre, wenn diese in der Zeit vom 1. Juli 2022 bis zum 30. Juni 2042 tatsächlich zur Auszahlung gekommen wäre. Der betreffende Umfang wäre - soweit sich die Rentenanpassung bei dem Versorgungswerk nach § 16 Abs. 1 BetrAVG richtet und kein Ausnahmetatbestand des § 16 Abs. 3 BetrAVG greift - unter Beachtung der Belange des Versorgungsberechtigten und der wirtschaftlichen Lage des Arbeitgebers in der Zeit vom 1.Juli 2022 bis zum 31. Dezember 2041 - zu bestimmen. Ein Anspruch bestünde dann rückwirkend zum 1. Januar 2042 auf eine entsprechend erhöhte Rente.
Welche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gelten
Im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Demnach gilt zum Beispiel, dass geschäftliche Unterlagen, die als Buchungsgrundlage dienen – also etwa Bilanzen, Lohnsteuerunterlagen, Rechnungen und andere Buchungsbelege, aber auch bestandskräftige Steuerbescheide – von Unternehmen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Für andere steuerlich relevante Unterlagen gilt dagegen nur eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren, beispielsweise für Reisekostenabrechnungen oder Arbeitszeitlisten.
Datenschutz-Grundverordnung und das „Recht auf Vergessen“
Aus Sicht der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist nicht die Frage wie lange muss etwas aufbewahrt werden, sondern vielmehr, wie lange darf etwas aufbewahrt werden. Personenbezogene Daten dürfen demnach gemäß Art. 5 Abs. 1 DSGVO nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke verarbeitet und somit gespeichert beziehungsweise aufbewahrt werden. Das bedeutet: Fällt die Zweckbindung weg, dürfen diese Daten nicht weiterverarbeitet und nicht aufbewahrt werden. Aus der DSGVO ergibt sich somit ein unmittelbarer Zwang Daten zu löschen.
Die Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten um etwaige Betriebsrentenansprüche nachvollziehen beziehungsweise nachweisen zu können, sollte nach Einschätzung von Longial den eindeutigen und legitimen Zwecken der Datenaufbewahrung entsprechen. Eine Löschung der personenbezogenen Daten ehemaliger Arbeitnehmer nach Ablauf von zum Beispiel zehn Jahren ist somit sowohl aus Arbeitgeber als auch aus Sicht der Versorgungsberechtigten nicht zu empfehlen, da das Rentenstammrecht erst nach 30 Jahren verjährt.
Quelle: Longial
Autor(en): versicherungsmagazin.de
