In der Assekuranz gibt es viele regelmäßige Prozesse, die monoton sind und wenig Denkleistung erfordern. Aus diesem Grund setzen Versicherungsunternehmen zunehmend auf Robotic Process Automation (RPA). So werden Prozesse automatisiert, die Effizienz erhöht und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
Wie die Einführung und Skalierung dieses Systems gelingt und warum sich RPA auch für Versicherungsvermittler lohnt, erklärt Peter Helfenstein, Senior Business Development Manager Banking, Financial Services, Insurance bei Endava.
Im Versicherungswesen spielen Daten eine wichtige Rolle. Sie werden in Systeme eingepflegt, geprüft, verschoben, zusammengeführt, verglichen, angepasst, analysiert. Dies erfordert hohen manuellen Aufwand, zumal sich diese Prozesse oft wiederholen. Das kann zu Fehler und Ungenauigkeiten führen und auch dazu, dass die Motivation der Mitarbeiter sinkt. Aber auch die Fähigkeiten der fachkundigen Mitarbeiter werden so verschwendet.
RPA ersetzt repetitive manuelle Tätigkeiten
Robotic Process Automation kann solche zeitintensiven Routine-Aufgaben automatisieren, um Effizienz und Produktivität zu erhöhen. Dafür werden Software-Roboter (Bots) eingesetzt, die das Verhalten eines menschlichen Nutzers anhand von festgelegten Regeln nachahmen. Dabei greifen die Bots nicht in die IT-Infrastruktur ein, sondern arbeiten auf derselben Ebene wie die Nutzer. Entsprechend können sie etwa Daten aus Anwendungen oder E-Mails herausziehen und übertragen oder Reports erstellen.
Damit bietet sich der Einsatz von RPA in einer Reihe von Anwendungsfällen an, angefangen beim Abschluss von Neuverträgen, Anpassungen von Bestandspolicen, der Bearbeitung von Schadensfällen bis hin zur Umsetzung von Compliance-Vorgaben. Während Versicherer schon recht weit sind, sich diese Technologie zunutze zu machen, verläuft die Implementierung bei Versicherungsvermittlern oft noch langsam. Dabei können diese besonders stark von RPA profitieren. Zum einen verfügen sie aufgrund ihrer Größe über weniger personelle Ressourcen, zum anderen ist ihre IT-Infrastruktur weniger komplex aufgebaut, sodass die Umsetzung ohne größere Schwierigkeiten gelingen kann.
Erfolgreiche Umsetzung braucht eine klare Strategie
Vor der Implementierung müssen die Versicherer aber zuerst analysieren, welches Automatisierungspotenzial vorhanden ist. Process-Mining-Lösungen können beispielsweise feststellen, wie Prozesse in den Systemen ablaufen und welche besonders fehleranfällig sind. Den besten ROI erzielen einfache Prozesse, die viel Aufwand machen und häufig vorkommen. Die Automatisierung mittels RPA von allzu komplexen Prozessen mit vielen Abhängigkeiten, bei denen Daten in vielen unterschiedlichen Anwendungen verarbeitet werden, kann dagegen rasch wartungsintensiv werden.
Die Roadmap für die Implementierung sollte eindeutige Beschreibungen der Prozessabläufe mit den jeweiligen Schritten und Regeln beinhalten. Darauf baut der Automatisierungsplan auf, der jeden Schritt abbildet. Zudem sollten die Mitarbeiter von Anfang an ins Projektteam integriert werden. Sie können durch die richtige Automatisierung ihren Arbeitsplatz erheblich attraktiver gestalten.
Auch bei der Skalierung sind diese Schritte notwendig. Denn oft scheitert diese nach erfolgreichen Pilotprojekten, weil eine Gesamtstrategie und Ressourcen fehlen und ein organisationsweites Change-Management nicht vorhanden ist.
RPA ist nützliches Werkzeug, um effizienter zu werden
Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Gartner soll der weltweite Umsatz von RPA-Software in diesem Jahr fast zwei Milliarden US-Dollar erreichen, besonders da die Vorteile von RPA für verschiedene Branchen interessant sind. Für Versicherungsunternehmen und Makler ist RPA ein nützliches Werkzeug, um effizienter zu werden, intelligenter zu arbeiten und ihre Mitarbeiter sillvoller einsetzen zu können. Dafür müssen sie die Implementierung aber von Anfang mit einer klaren Strategie und den richtigen Maßnahmen angehen.
Autor(en): Peter Helfenstein, Senior Business Development Manager Banking, Financial Services, Insurance bei Endava
