In der aktuellen Krisen- und Marktumbruchsituation müssen viele mittelständische Unternehmen ihre Fixkosten senken. Unklar ist ihnen aber oft, wie sie ihre Mitarbeiter motivieren können, Ideen zu entwickeln, die Zeit und Geld sparen können.
In Krisenzeiten, wenn die Umsätze und Erträge auf Talfahrt gehen, steht auf der Prioritätenliste vieler Unternehmen folgendes Thema ganz oben: sparen.
Um die vorhandenen Einsparpotenziale zu ermitteln, können Unternehmensleitungen teure Berater ins Haus holen. Doch diese Maßnahme verunsichert die Belegschaft nur noch mehr. Deshalb nutzen vorausschauende Unternehmen die Kreativität ihrer Mitarbeiter und erzielen mit Hilfe eines professionellen Ideenmanagements die nötigen Einsparungen.
Wie groß das Einsparpotenzial in vielen mittelständischen Unternehmen ist, zeigt ein Online-Rechner, den die Firma Innolytics, Leipzig, auf Basis von Studien und Unternehmensdaten entwickelt und ins Netz gestellt hat:
- Ein Unternehmen mit 250 Beschäftigten spart alleine durch die Einführung eines professionellen Ideenmanagements jährlich im Schnitt 45.000 Euro.
- Führt es zudem zwei Ideen- bzw. Sparkampagnen im Jahr durch, sind es bereits 240.000 Euro. Und:
- Mit fokussierten Fragestellungen und einem Management, das die Kreativität der Beschäftigten fördert, beträgt das Sparvolumen nicht selten eine halbe Million Euro/Jahr.
Das Erfolgsgeheimnis hierbei ist laut Jens-Uwe Meyer eine „Aktivierung der Mitarbeiter durch fokussierte Ideenmanagement-Kampagnen: Die Verantwortlichen in den Unternehmen sind stets erstaunt, welche Einsparpotenziale sich zeigen, wenn man die Beschäftigten mit System befragt.“ Der Geschäftsführer der Innolytics GmbH ist überzeugt: Bei der Suche nach Einsparpotenzialen sind die Mitarbeiter auf der operativen Ebene Beratern von außen überlegen, denn: Sie kennen die Arbeitsabläufe und -prozesse im Detail.
Innolytics hat in den vergangenen zehn Jahren mehr als 100 Ideenkampagnen in Unternehmen organisatorisch begleitet. Dabei kristallisierten sich mehrere Erfolgsfaktoren heraus.
Erfolgsfaktor 1: Direkt auf den Punkt kommen, wenn es ums Sparen geht
In vielen Unternehmen wird Ideenmanagement als eine Art Vorschlagswesen für alles genutzt beziehungsweise „missbraucht“. Deshalb werden oft viele „Schöner-Wohnen-Ideen“ ohne wirtschaftlichen Wert eingereicht.
„Bei den wirklich erfolgreichen Ideenmanagement-Kampagnen wird das Thema Sparen direkt in den Mittelpunkt gestellt“, sagt der Expert Jens-Uwe Meyer, Geschäftsführer der Innolytics GmbH. Zum Beispiel, indem sie eine Überschrift wie „Verschwendung…“ oder „Ausschuss minimieren“ oder „Doppel- und Nacharbeiten vermeiden“ tragen. Zudem werden mit jeweils themenbezogenen Erfolgsbeispielen die Köpfe der Mitarbeiter angeregt. Mit solchen fokussierten Ideenmanagement-Kampagnen können Unternehmen die Zahl der Ideen und deren Qualität – also den durchschnittlichen Wert je Mitarbeiteridee – steigern.
Erfolgsfaktor 2: Die Mitarbeiter an den Einsparungen beteiligen
Unternehmen, die mit ihrem Ideenmanagement überdurchschnittlich hohe Erfolge erzielen, sind zudem großzügig gegenüber den Ideengebern: Sie schütten zehn bis zwanzig Prozent der erzielten Einsparungen im ersten Jahr direkt an ihre Beschäftigten aus. Das ist für beide Seiten ein gutes Geschäft. Angenommen eine Idee bewirkt 50.000 Euro Einsparungen pro Jahr. Dann erhalten die Beschäftigten einmal 5.000 Euro als Bonus und das Unternehmen profitiert langfristig von den Einsparungen, denn diese Kosten entfallen fortan Jahr für Jahr.
In vielen Unternehmen besteht diesbezüglich jedoch eine „Geizkragenmentalität“, kritisiert Meyer. Ihrem Top-Führungspersonal bezahlen sie für das Erreichen gewisser Ziele selbstverständlich Boni, bezogen auf die Mitarbeiter auf der „wertschöpfenden Ebene“ besteht jedoch oft die Einstellung: Die kontinuierliche Verbesserung ist ein Teil ihres Alltagsjobs. Diese Diskrepanz nehmen auch die Mitarbeiter wahr. Deshalb engagieren sich nicht so sehr für das Sparen, wie sie es könnten.
Profitieren hingegen auch die Beschäftigten von den Einsparungen ändert sich dies. „Immer wieder machen einzelne Beschäftigte aus dem Ideen-generieren geradezu ein kleines, individuelles Nebengeschäftsmodell“, berichtet Meyer. Deshalb lautet sein Credo: „Lieber den Beschäftigten eine hohe Provision zahlen als zum Beispiel teure Prozess- oder Qualitätsmanagementberater engagieren.“
Erfolgsfaktor 3: Regelmäßig neue Kampagnen starten
An der ersten Ideenmanagement-Kampagne beteiligen sich in der Regel nur die Mitarbeiter, die auch zuvor schon Verbesserungsvorschläge machten. Der einzige Unterschied: Ihre Vorschläge sind durchdachter und reifer: Schließlich lockt eine Prämie. Sobald jedoch die ersten Mitarbeiter Prämien erhielten, spricht sich dies herum und das bislang noch brachliegende Potenzial in den Köpfen der Beschäftigten kommt zum Vorschein.
„Plötzlich kommen Einsparvorschläge von Mitarbeitern, von denen deren Vorgesetzte dies nie erwartet hätten“, berichtet Meyer. „Selbst Azubis, die einige Zeit in einer Abteilung hospitieren, machen Vorschläge, wie etwas besser und effizienter erledigt werden könnte.“ Das Motto von Innolytics lautet deshalb: „Beschäftigte sind die besten Unternehmensberater – zumindest, wenn es um das Optimieren des Alltagsgeschäfts geht.“ Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen zum Beispiel corona-bedingt sich ganz neu aufstellen muss, weil sein Markt zusammenbrach. Dann ist meist externe Unterstützung nötig, betont Organisationsberater Doll. Doch auch dann sollte man interne Experten mit an Bord holen – „unter anderem, weil sie meist einen realistischeren Blick auf die Machbarkeit haben“.
Ideenmanagement ist gerade in Krisenzeiten wichtig
Mitarbeiter lassen sich in Krisenzeiten leichter als sonst motivieren, Einsparpotenziale zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln, denn: Bei diesen müssen die Vorgesetzten keine lange Überzeugungsarbeit leisten, warum ein sparsamer Umgang mit den begrenzten Ressourcen wichtig ist. Viele Unternehmen haben jedoch wenig Erfahrung, wie sie ein effektives Ideenmanagement starten können. Deshalb bietet Innolytics Unternehmen zum Beispiel ein „Ideenmanagement as a Service“-Modell an. Das heißt, die externen Unterstützer von Innolytics richten eine digitale Plattform ein, entwickeln und managen die Kampagnen und sorgen dafür, dass möglichst hochwertige Ideen entstehen.
Die Vorteile hiervon laut Meyer:
- Unternehmen können ein professionelles Ideenmanagement in ihrer Organisation einführen, ohne hierfür zunächst intern die nötige Infrastruktur und Kompetenz aufzubauen.
- Sie profitieren von der Projekterfahrung von Innolytics aus fast 100 anderen mittelständischen Unternehmen. Und:
- Sie haben einen Partner, der sie dabei unterstützt, die einzelnen Kampagnen so zu konzipieren, dass diese die Beschäftigte auch wirklich motivieren, Einsparideen zu entwickeln und zu artikulieren.
Inwieweit Unternehmen, beim Versuch ein professionelles Ideenmanagement zu etablieren, auf eine solche externe Unterstützung zurückgreifen oder dies aus eigener Kraft probieren, müssen die jeweiligen Verantwortlichen vor Ort entscheiden.
Autor(en): Lukas Leist arbeitet unter anderem als (Online-)Journalist für die Profiberater GmbH, Darmstadt. Seine Themen: Digitalisierung sowie Personal- und Organisationsentwicklung spezialisiert.
