Mitarbeiter durch moderne Technik einbinden

"Wir müssen unsere Mitarbeiter stärker in unsere Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse einbinden, damit sie unsere Ziele mittragen." "Wir müssen das Potenzial unserer Mitarbeiter intensiver nutzen, um marktgerechte Problemlösungen zu entwerfen." Solche Aussagen hört man seit Jahren von Unternehmen, und sie werden immer lauter. Entsprechend viele Workshops und Meetings finden in den Unternehmen statt, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen, Mitarbeiter, Händler oder Vertriebspartner, teilnehmen.


Bei diesen Events stehen die Unternehmen oft vor der Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass

• einerseits alle aktiv an der Meinungsbildung oder Entscheidungsfindung beziehungsweise am Erarbeiten der Problemlösung mitwirken können sowie die "kollektive Intelligenz" genutzt wird und
• andererseits der Gesamtprozess noch handelbar bleibt?

Die klassische Moderation stößt an ihre Grenzen
Denn wenn zum Beispiel Hunderte von Mitarbeitern aktiv an einem Meinungsbildungsprozess mitwirken, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden - mit Pinnwand und Flipchart - an ihre Grenzen. Denn es erfordert zu viel Zeit bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben. Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen wechselseitig durch schon öffentlich abgegebene Meinungen, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht. Außerdem vergeht zu viel Zeit bis alle Beiträge der Teilnehmer ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann. Zudem ist die Dokumentation der gewonnenen Ergebnisse sehr zeitaufwändig.

Events effektiver und interaktiver gestalten
Mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationstechnik können Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestaltet werden.

So lassen sich zum Beispiel, sofern ausreichend viele kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets und Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns selbst für Mega-Gruppen schmieden, bei denen

• alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können,
• sie regelmäßig nach ihrer Meinung oder Einschätzung gefragt werden,
• auch komplexe Fragen und Probleme im Plenum diskutiert werden und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen brainstormen oder an Problemlösungen arbeiten.
  

Die benötigte technische Infrastruktur
Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Nötig für eine digitale Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit dem Programm "Power Point" vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit ist deutlich komplexer beziehungsweise enthält mehr Funktionen, weil mit ihm anders als bei einer Präsentation keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation und zeitgleiche Interaktion ermöglicht werden soll.

Für die Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:

• mindestens einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, für die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern und bei Bedarf auch noch anpassen können,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle im Raum anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.
  

Die digitale Moderation hat sich bewährt
Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem

• aufgrund der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Informations- und Kommunikationstechnik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
  
• denerweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die genutzte Technik bietet, sowie
• den Kostenvorteilen, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.
  

Mitarbeiter begrüßen die moderne Arbeitsform
Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen Feedback- und vielen Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, gewertgeschätzt und gehört. Gerade junge technik-affine Mitarbeiter, die beruflich und privat ganz selbstverständlich die moderne Informations- und Kommunikationstechnik nutzen, fragen sich, wenn in Workshops oder Kick-off-Veranstaltungen plötzlich mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird: "Warum nutzen wir hier diese Steinzeit-Medien? In unserem Arbeitsalltag tun wir dies doch auch nicht."

Entsprechend abwartend-reserviert ist ihre Haltung, und entsprechend gering ist ihr Engagement. Das mindert auch die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment.

Über die Autorin:
Sabine Machwürth ist geschäftsführende Gesellschafterin der Unternehmensberatung Machwürth Team International in Visselhövede,

Am 17. Februar 2016 veranstaltet das Machwürth Team ein Webinar zum Thema "Digitale Moderation". Nähere Infos finden Interessierte auf der Webseite .

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