Dokumente wie Rechnungen, Wertemitteilungen oder Beratungsdokumentationen können künftig per De-Mail statt mit der Post verschickt werden. Die Vorteile nach Ansicht von Experten: Der Versand ist schnell, sicher und nachweisbar. Darüber hinaus reduzierten die Anbieter damit ihre Kosten für Porto, Papier und Bearbeitung.
Laut dem aktuellen Jahresbericht der Bundesnetzagentur wurden 2009 in Deutschland 17 Milliarden lizenzpflichtige Briefe – dazu zählen Sendungen bis zu einem Gewicht von 1.000 Gramm – verschickt. 90 Prozent davon versenden Firmen, Verwaltungen und Behörden. Versicherungsunternehmen verschicken vor allem Rechungen an ihre Kunden oder teilen ihnen Versicherungswerte mit – und das alles mit der Post. Das belastet die Firmenkasse.
Zu den Ausgaben gehört allerdings nicht nur das Porto. Auch die Kosten für Druck, Papier und die gesamte Druckinfrastruktur mit Hardware, Lizenzen und Ressourcen müssen die Unternehmen mit einkalkulieren. Genauso wie die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, um einen Brief am Rechner zu erstellen, auszudrucken und für den Versand vorzubereiten.
Kosten reduzieren und Zeit sparen
Mit De-Mail gibt es künftig ein elektronisches Pendant zur Briefpost. Basis ist das im Mai 2011 in Kraft getretene De-Mail-Gesetz, das eine sichere, vertrauliche und nachweisbare digitale Kommunikation möglich machen soll. Wenn Nachrichten und Dokumente der Versicherer nicht länger im Briefkasten, sondern im virtuellen Postfach landen, spart das Zeit und Geld. Das gilt insbesondere für Korrespondenz wie Rechungen, Mitteilungen über Tarifänderungen oder Schadensmitteilungen. Sparen können die Versicherer auch, wenn sie im Rahmen der Akquise Versicherungsbedingungen oder Beratungsdokumentationen nicht länger auf CD oder USB-Stick speichern und übergeben, sondern alles elektronisch abwickeln.
Nachweisbare digitale Post
Daneben sollen Unternehmen, die De-Mail nutzen, von mehr Sicherheit bei der elektronischen Kommunikation profitieren. Laut Experten lässt sich jede De-Mail-Nachricht dem Empfänger eindeutig zuordnen, weil sich jeder Nutzer im Vorfeld registrieren und identifizieren müsse. Darüber hinaus sorge der Provider dafür, dass sämtliche Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert würden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Zustellung einer De-Mail sei nachweisbar. Dazu könne der Sender eine Eingangsbestätigung beim Provider anfordern.
In der Versicherungsbranche spielt das zum Beispiel beim Policenversand und der Stornorückvergütung eine wichtige Rolle.
De-Mail-Produkte für alle Firmengrößen geplant
Die Telekom lässt sich aktuell in einem Zertifizierungsverfahren durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum De-Mail-Provider akkreditieren. Mit einem Start rechnet sie noch in diesem Jahr. Für mittelständische Firmen soll es standardisierte Produkte geben, die sich einfach in die Infrastruktur einbinden lassen. Für kleine Betriebe will der Dienstleister eine browserbasierte Lösung anbieten.
Bild- und Textquelle: Deutsche Telekom
Laut dem aktuellen Jahresbericht der Bundesnetzagentur wurden 2009 in Deutschland 17 Milliarden lizenzpflichtige Briefe – dazu zählen Sendungen bis zu einem Gewicht von 1.000 Gramm – verschickt. 90 Prozent davon versenden Firmen, Verwaltungen und Behörden. Versicherungsunternehmen verschicken vor allem Rechungen an ihre Kunden oder teilen ihnen Versicherungswerte mit – und das alles mit der Post. Das belastet die Firmenkasse.
Zu den Ausgaben gehört allerdings nicht nur das Porto. Auch die Kosten für Druck, Papier und die gesamte Druckinfrastruktur mit Hardware, Lizenzen und Ressourcen müssen die Unternehmen mit einkalkulieren. Genauso wie die Zeit, die Mitarbeiter damit verbringen, um einen Brief am Rechner zu erstellen, auszudrucken und für den Versand vorzubereiten.
Kosten reduzieren und Zeit sparen
Mit De-Mail gibt es künftig ein elektronisches Pendant zur Briefpost. Basis ist das im Mai 2011 in Kraft getretene De-Mail-Gesetz, das eine sichere, vertrauliche und nachweisbare digitale Kommunikation möglich machen soll. Wenn Nachrichten und Dokumente der Versicherer nicht länger im Briefkasten, sondern im virtuellen Postfach landen, spart das Zeit und Geld. Das gilt insbesondere für Korrespondenz wie Rechungen, Mitteilungen über Tarifänderungen oder Schadensmitteilungen. Sparen können die Versicherer auch, wenn sie im Rahmen der Akquise Versicherungsbedingungen oder Beratungsdokumentationen nicht länger auf CD oder USB-Stick speichern und übergeben, sondern alles elektronisch abwickeln.
Nachweisbare digitale Post
Daneben sollen Unternehmen, die De-Mail nutzen, von mehr Sicherheit bei der elektronischen Kommunikation profitieren. Laut Experten lässt sich jede De-Mail-Nachricht dem Empfänger eindeutig zuordnen, weil sich jeder Nutzer im Vorfeld registrieren und identifizieren müsse. Darüber hinaus sorge der Provider dafür, dass sämtliche Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert würden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Die Zustellung einer De-Mail sei nachweisbar. Dazu könne der Sender eine Eingangsbestätigung beim Provider anfordern.
In der Versicherungsbranche spielt das zum Beispiel beim Policenversand und der Stornorückvergütung eine wichtige Rolle.
De-Mail-Produkte für alle Firmengrößen geplant
Die Telekom lässt sich aktuell in einem Zertifizierungsverfahren durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zum De-Mail-Provider akkreditieren. Mit einem Start rechnet sie noch in diesem Jahr. Für mittelständische Firmen soll es standardisierte Produkte geben, die sich einfach in die Infrastruktur einbinden lassen. Für kleine Betriebe will der Dienstleister eine browserbasierte Lösung anbieten.
Bild- und Textquelle: Deutsche Telekom
Autor(en): versicherungsmagazin.de
