Für viele Unternehmen ist das Fax immer noch ein wichtiger Kommunikationskanal. Weltweit sind 43 Millionen Faxgeräte im Einsatz, die insgesamt jedes Jahr über 17 Milliarden Dokumente versenden. Viele Sektoren, darunter Recht, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen, verlassen sich auf die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Prozessintegration ihrer Faxinfrastruktur.
Mehr denn je ist es wichtig, dass die IT-Abteilungen diesen Service nicht übersehen, wenn sie ihre allgemeinen Strategien für die digitale Transformation diskutieren. Es bietet sich für sie eine besondere Gelegenheit, ihre Faxdienste auf den neuesten Stand zu bringen. Kosteneinsparungen, die Freigabe von IT-Ressourcen, die Verbesserung der Sicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sprechen hier für eine in der Cloud gehostete Faxlösung.
Unternehmen durchlaufen eine immer schnellere digitale Transformation, was bedeutet, dass sie über Kommunikationskanäle verfügen müssen, die sich vollständig in ihre neuen, digitalisierten Abläufe integrieren lassen.
Drei Varianten sind möglich: Vor Ort, hybrid oder Cloud-basiert
Derzeit gibt es drei Arten von Faxgeschäftsarten: vor Ort, hybrid oder Cloud-basiert. Wenn sie vor Ort bleibt und über die private Cloud kontrolliert wird, behält ein Unternehmen seine Faxinfrastruktur vollständig innerhalb seiner eigenen Firewall. Dies kann auf einem internen Faxserver oder auf einer virtuellen Maschine erfolgen. In beiden Fällen ist die IT-Abteilung für die Wartung, Lizenzierung, Fehlerbehebung und Aktualisierung der gesamten Faxinfrastruktur des Unternehmens verantwortlich.
Theoretisch sollte das Hybrid-Cloud-Modell für Unternehmensfax die ideale Lösung sein, bei der das Beste aus beiden Welten kombiniert wird, indem die IT die Kontrolle über lokale Faxserver behält, aber auch die Verwendung einer Cloud-basierten „Backfill“-Komponente, um beispielsweise Ausfälle oder Stoßzeiten abzudecken.
Kann viele Steuerungsfunktionen der hybriden und privaten Cloud-Faxlösungen liefern
Ein Cloud-Faxmodell ist technologisch gesehen die fortschrittlichste Faxlösung für Unternehmen. Es wird vollständig extern gehostet und erfordert nur eine E-Mail-Adresse und eine Internetverbindung, um Faxe zu senden und zu empfangen. Das Cloud-Faxmodell kann viele Steuerungs- und Anpassungsfunktionen der hybriden und privaten Cloud-Faxlösungen bereitstellen – wie Multifunktionsdrucker und Workflow-Integration, unabhängig davon, ob es sich um SAP- oder elektronische Patientenakten-Systeme mit flexiblen Anwendungs-Programmierschnittstellen (API) und verbesserter Transport Layer Security (TLS) zum Schutz sensibler Daten handelt.
Faxen ist nach wie vor eine zuverlässige Kommunikationsmethode, die weltweit immer noch verwendet wird. Die Umstellung von analogen auf digitale Lösungen kann dazu beitragen, Geld zu sparen und mehr Komfort und Funktionalität bieten.
Quelle: Scott Wilson, Vizepräsident Internationaler, Sales & Service, eFax
Autor(en): versicherungsmagazin.de
