Die E-Rechnung kommt. Das ist sicher und zwar schrittweise ab 2025. Doch längst nicht allen Betroffenen ist klar, was genau eigentlich eine E-Rechnung ist und welche Fristen und Vorgaben es zu beachten gilt. Nico Bäumer, Chief Technology Officer bei d.velop, skizziert die häufigsten Irrtürmer und gibt Tipps für eine erfolgreiche Vorbereitung.
Mythos 1: Ein PDF ist eine E-Rechnung
Wahrheit: Nein. Eine elektronische Rechnung muss im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen sowie elektronisch verarbeitet werden können. Reine PDFs gehören ebenso wie Bilddateien nicht dazu. Stattdessen gibt es dafür spezielle, XML-basierte und damit maschinenlesbare Dateiformate. In Deutschland sind künftig XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) zugelassen.
Mythos 2: Die E-Rechnung wird ab Januar 2025 für alle Pflicht
Wahrheit: Jein. Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Anschließend gibt es eine Übergangsregelung (bis zum 31. Dezember 2026), während der alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder falls vereinbart, Rechnungen im sonstigen elektronischen Format (zum Beipiel eine pdf-Datei) ausstellen dürfen.
Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro gilt zudem eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die Einhaltung der neuen Anforderungen dann für alle B2B-Transaktionen verpflichtend. Für das Privatkundengeschäft gibt es keine Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen.
Daneben gibt es noch weitere Ausnahmen: So fallen umsatzsteuerbefreite Posten nicht unter die E-Rechnungspflicht, ebenso wie Transaktionen mit im Ausland ansässigen Unternehmen. Auch Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro oder für Fahrausweise fallen nicht unter die Vorgabe.
Mythos 3: Die E-Rechnung kann per E-Mail verschickt werden
Ja, aber unter der Voraussetzung, dass das Format der angehängten elektronischen Rechnung alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Nochmal: Eine einfache PDF-Datei im Anhang einer E-Mail ist keine E-Rechnung. Außerdem ist der Kommunikationskanal per E-Mail nicht besonders geschützt und Absender erhalten keinen Zustellnachweis. Dies ist bei spezialisierten digitalen Zustelldiensten anders. Dabei handelt es sich um einen hochsicheren, DSGVO-konformen Zustellweg für E-Rechnungen und andere wichtige Dokumente. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung der E-Rechnung zum sicheren Download auf der eigenen Website.
Mythos 4: Für Empfang und Zustellung muss eine spezielle Software implementiert sein
Die Implementierung einer speziellen Software ist nicht verpflichtend, dennoch müssen digitale Belege im E-Rechnungsformat im Eingangsformat GoBD-konform archiviert werden. Häufig erfüllen klassische E-Mail-Postfächer diese Anforderung bereits. Dennoch erleichtert eine spezialisierte Software die Umsetzung und sichert zudem die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) umfasst die Anzeige, Bearbeitung, Archivierung und Löschung von elektronischen Dokumenten und ermöglicht damit effiziente und sichere Interaktion mit E-Rechnungen. Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die Systeme auch E-Rechnungen verschiedener Formate automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Anschließend können die digitalen Dokumente direkt GoBD-konform archiviert werden. Dieses digitale Archiv ist jederzeit einfach zu durchsuchen und alle benötigten Rechnungen der Vergangenheit sind so schnell zur Hand.
Mythos 5: E-Rechnungen sind unsicherer als Rechnungen in Papierform
Wahrheit: Nein. E- Rechnungen können gesetzeskonform gemäß GoBD archiviert werden und sind dadurch leicht auffindbar und nachvollziehbar. Ein Berechtigungsmanagement schafft zudem Schutz vor unerlaubten Zugriffen, während Versionierung vor Verlust und Manipulation schützt. Zusätzlich können in sensiblen Bereichen qualifizierte elektronische Signaturen oder Siegel genutzt werden, um die Authentizität von Rechnungen zweifelsfrei zu garantieren und maximalen Fälschungsschutz zu gewährleisten.
Kann echte Chance für die Digitalisierung sein
Auch wenn die E-Rechnung für Selbstständige oder Unternehmen vielleicht zunächst als Problem wahrgenommen wird, liegt in ihr auch eine echte Chance für die digitale Transformation, meint der Experte. Denn angefangen bei der Buchhaltung lassen sich auch weitere Prozesse und Abteilungen digitalisieren beziehungsweise automatisieren – das führt zu Zeitersparnis, Vereinheitlichung von Systemen und Produktivitätssteigerung. Mit einem starken Partner an der Seite und entsprechender Software zum Umgang mit digitalen Rechnungen gelingt die Umstellung reibungslos.
Autor(en): Nico Bäumer, Chief Technology Officer bei d.velop
