Policen, Vertragsergänzungen, Notizen, Visitenkarten, Rechnungen, Schadensdokumentationen oder Briefe - vieles liegt auch heute noch nur in Papierform vor. Da Vermittler beim Kunden vor Ort meist keinen Scanner haben, sind Alternativen zum Digitalisieren gefragt - und es gibt diese. Praktischerweise hat fast jeder zudem die notwendige Hardware mit dabei, denn mit einem modernen Smartphone lassen sich nämlich nicht nur all diese Papierdokumente abfotografieren, sondern außerdem noch in ein PDF-Dokument umwandeln.
Es gibt eine ganze Reihe an Apps, mit denen man Dokumente digitalisieren und in das gängige PDF-Format umwandeln kann und zwar sowohl für Android-Geräte als auch für Smartphones und Tablets, die mit iOS arbeiten. Hardwareseitig genügt hierfür ein modernes mobiles Endgerät – egal ob Smartphone oder Tablet – mit einer guten Kamera.
Beratungsdokumentation ist die Grundlage
Die grundsätzliche Vorgehensweise ist bei den unterschiedlichen Apps sehr ähnlich: Nach der Installation und dem Starten der App, greift diese auf die Hauptkamera des mobilen Endgeräts zurück. Über einen Tastendruck wird dann das Foto erstellt, das als Arbeitsgrundlage dient. Dabei erkennen die Programme in aller Regel recht zuverlässig das Dokument und richten es entsprechend aus. Außerdem werden je nach App die Verzerrungen entfernt und perspektivische Korrekturen sowie Korrekturen hinsichtlich Farbe und Kontrast durchgeführt.
Nach der so erstellten und entsprechend automatisch optimierten Aufnahme wandeln die Apps das Bild in ein bearbeitbares Dokument um. Hierfür ist in den entsprechenden Apps in der Regel eine OCR-Funktionalität integriert. OCR steht als Abkürzung für das englische optical character recognition und beschreibt die automatisierte Texterkennung, die dafür sorgt, dass eben aus den abgebildeten Buchstaben auch solche werden, die sich beispielsweise herauskopieren und in einem Text bearbeiten oder in eine E-Mail einfügen lassen.
Weitere Funktionalitäten
Je nach App können noch weitere Funktionalitäten zur Verfügung stehen. So können beispielsweise mehrseitige Dokumente erfasst, Dokumente mithilfe einer elektronischen Signatur unterschrieben, mit einem Passwort geschützt oder per E-Mail verschickt werden. Manche Anwendungen gehen sogar noch einen Schritt weiter und speichern die auf diese Weise erstellen PDF-Dokumente direkt in der Cloud, wie die App "Adobe Scan" oder die App zu Microsoft Onedrive, die ein fixer Bestandteil des Office-365-Pakets ist.
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Die Programme, wie hier beispielhaft die App Onedrive von Microsoft, erkennen die Dokumente automatisch. |
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Manche Apps erlauben auch das Bearbeiten von bereits erstellten Bilddateien. |
Autor(en): Volker Zwick
