Kundinnen und Kunden der betrieblichen Altersversorgung (bAV) und der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) erwarten einen schnellen und zielgerichteten Zugang zu relevanten Informationen sowie die Möglichkeit digital Vertragsänderungen zu beantragen. Das setzt die Anbieter dieser Versorgungswege enorm unter Druck. Die Erwartungen von Kundinnen und Kunden müssen erfüllt oder übertroffen werden und das bei gleichzeitiger Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und unter Berücksichtigung der sich verändernden Markt- und Rahmenbedingungen.
Prozessoptimierung spielt dabei eine entscheidende Rolle für Unternehmen, um ihre Unternehmensziele zu erreichen und die Digitalisierung voranzutreiben. In der Praxis fehlt den Beteiligten häufig die Transparenz der Geschäftsprozesse und das Optimierungspotenzial bleibt so weitgehend ungenutzt. Entsprechender Handlungsbedarf besteht hier,
Prozessoptimierung der Versorgungswege
Die Prozessoptimierung in der bAV und bei der bKV zielt darauf ab, die Abläufe und Verfahren, die mit diesen Versorgungswegen verbunden sind, gezielt zu verbessern. Dies umfasst die gesamte Prozesskette von der Planung über die Einführung bis zur laufenden Verwaltung und Kommunikation. Die Prozessmodellierung stellt dabei ein wichtiges Instrument dar, da diese eine klare Übersicht über die Abläufe schafft. Dadurch werden Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den beiden Versorgungswegen sichtbar gemacht sowie Schwachstellen und Engpässe in den Abläufen erkannt. Dies erleichtert die gezielte Identifizierung sowie die Nutzung von Synergieeffekten und Optimierungspotenzialen, auch mittels der Implementierung von digitalen Lösungen. Durch diese Maßnahmen können Unternehmensziele wie Kostenreduktion und Effizienzsteigerung erreicht werden.
Die strategische Verzahnung dieser beiden Versorgungswege durch die Zusammenführung von Prozessen und deren Optimierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen für alle Beteiligten. Die betrieblichen Abläufe werden effizienter gestaltet, Ressourcen effektiver genutzt, die Kosten gesenkt und die Kundenerwartungen erfüllt.
Synergieeffekte der Verzahnung
Der Arbeitgeber verringert durch diese strategische Verzahnung den Arbeitsaufwand für den Personalbereich und erleichtert die Abwicklung für die Mitarbeitenden. Die Bereitstellung eines umfassenden Leistungspakets, das sowohl die Altersvorsorge als auch den Gesundheitsschutz abdeckt, trägt dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen, die Fluktuation zu verringern sowie potenzielle Mitarbeitende für das Unternehmen zu gewinnen. Zudem profitieren Arbeitnehmende von der zugesagten Leistung, da Versorgungslücken gemindert oder gar geschlossen werden.
Versicherungsunternehmen profitieren ebenfalls von der Prozessoptimierung der verzahnten Versorgungswege, durch die Nutzung derselben IT-Lösungen wie beispielsweise Dunkel- oder Massenverarbeitung oder Implementierung beziehungsweise Erweiterung eines Kundenportals. Zudem entsteht durch die Integration von IT-Lösungen, die die unterschiedlichen (steuer-)rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigen, ein Wettbewerbsvorteil. Ein weiterer Vorteil liegt in den Cross-Selling-Möglichkeiten und der gezielten Entwicklung von Kombi-Produkten. Arbeitnehmende, die bereits eine Versicherung abgeschlossen haben, sind oftmals offener für weitere Versicherungsprodukte, wenn in diesen ihre individuellen Bedürfnisse und Lebenssituationen berücksichtigt werden. Dies kann in die Marketingstrategie integriert werden und bietet so zusätzliche Umsatzsteigerungschancen. Die Realisierung der Vorteile erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, um die angestrebten Vorteile effektiv zu erzielen.
Prozessoptimierung mit IT-Lösungen und Digitalisierung
Zuerst ist eine gründliche Analyse der aktuellen Abläufe in der bKV und bAV notwendig, um Schwachstellen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen abzuleiten. In diesem Zusammenhang spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effizienz in der Verwaltung der Verträge der betrieblichen Altersversorgung und betrieblichen Krankenversicherung. Für die Beteiligten, Arbeitgebender oder Versicherungsunternehmen, kommen etliche IT-Lösungen in Frage. Die Auswahl der geeigneten Lösungen hängt wiederum von einer Vielzahl von Faktoren ab. Ein erfolgskritischer Faktor ist, dass die Mitarbeitenden über die neuen Prozesse und die Verzahnung der beiden Versorgungswege, einschließlich der verwendeten IT-Lösungen, informiert und gegebenenfalls geschult werden.
Die Prozessoptimierung sowie die Kommunikation müssen durch ausgebildete und praxiserfahrene Mitarbeitende durchgeführt werden, die sowohl über technologische Kompetenz als auch über tiefgreifendes Fachwissen in der Branche und betriebswirtschaftliches Know-how verfügen.
Sandra Weis ist als Team Manager bAV Services bei Adesso tätig. Sie hat jahrzehntelange Erfahrung im Versicherungsumfeld, berät Unternehmen bei Digitalisierungsvorhaben und setzt IT-Vorhaben im Bereich der Lebensversicherung, insbesondere der betrieblichen Altersversorgung um.
Autor(en): Sandra Weis
