Der Europäische Gerichtshof hat kürzlich entschieden, dass eine objektive und verlässliche Arbeitszeiterfassung in deutschen Unternehmen eingeführt werden muss. Doch viele Firmen haben die Vorgabe noch nicht umgesetzt.
Smarte Softwaresysteme böten bei der Zeiterfassung nicht nur maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, sondern spare Unternehmen auch Zeit und Geld, so die Einschätzung des Zeiterfassungsanbieters. „Viele unterschätzen den Aufwand für eine manuelle Zeiterfassung beispielsweise in Excel-Tabellen“, erklärt Marc Hoffmeister, Geschäftsführer von Miditec Datensysteme. „Ausfüllen, korrigieren, zusammenführen, überprüfen – alle diese Arbeitsschritte kosten Unternehmen bares Geld und sind zudem fehleranfällig.“ Bei einer smarten Lösung liefen alle Prozesse automatisiert. Wer sich digital aufstelle, sollte allerdings auf eine übersichtliche Benutzeroberfläche sowie eine einfache Bedienbarkeit für eine möglichst effiziente Abwicklung setzen.
Nicht nur für Personalabteilungen würde eine smarte Zeiterfassung eine enorme Entlastung bedeuten. „Beim Einsatz einer zentralen Web-Software haben Mitarbeitende ortsungebunden Zugriff und können ihre Arbeitszeiten auch im Homeoffice oder im Außendienst entsprechend festhalten“, erläutert der Experte. „So können Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel bestimmen und entweder per Browserlösung oder über eine gekoppelte App dokumentieren.“
Transparenz sorgt für klare Strukturen und Absprachen
Gleichzeitig sorge die neue geschaffene Transparenz für klare Strukturen und Absprachen und beuge Missverständnissen vor. Auch die Korrektur von Fehlzeiten, die Beantragung von Urlaub oder der Eintrag von Abwesenheitszeiten werde durch ein flexibles Zeiterfassungssystem stark vereinfacht. Dank übersichtlicher Planungsansicht könne der Status der Mitarbeiter jederzeit eingesehen werden.
Smarte Software pass sich an die internen Strukturen von Betrieben an. „Parametrierbare Module lassen sich bezüglich der Arbeitszeitmodelle individuell konfigurieren“, erklärt Marc Hoffmeister. „Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten werden dann automatisch berechnet.“ Bereits bei der Installation sollten allerdings klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen erhielten.
Zeiterfassung, Personalmanagement und Gebäudesicherheit effizient miteinander verknüpfen
Smarte Zeitwirtschaftslösungen seien nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen, so die Experten, sondern sie würden zugleich den Administrationsaufwand verringern und für mehr Flexibilität sorgen. Die gespeicherten Informationen fänden beispielsweise Verwendung für die weiterführende Datenverarbeitung in einem entsprechend integrierten Lohn- und Gehaltssystem. „Wer hier auf integrierte Systeme statt auf einzelne Lösungen setzt, kann die Funktionen jederzeit nach Bedarf erweitern“, erklärt Hoffmeister. Dank vielfältiger Software-Schnittstellen ließen sich Zeiterfassung, Personalmanagement, Zutrittskontrolle und Gebäudesicherheit effizient miteinander verknüpfen.
Quelle: Miditec Datensysteme
Autor(en): versicherungsmagazin.de
