Jeder macht mal Fehler, klar. Doch wenn es darum geht, Ergebnisse oder Produkte überzeugend vorzustellen, sollte Ihre Präsentation besser punktgenau sein. Knapp ein Drittel (32,6 Prozent) der deutschen Führungskräfte aus der Finanz- und Versicherungsbranche sieht laut einer aktuellen Umfrage Handlungsbedarf bei der Gestaltung der Powerpoint-Präsentationen ihrer Mitarbeiter, zwei Drittel (65,1 Prozent) sehen großen Handlungsbedarf in Sachen Rhetorik.
Dabei ist es gar nicht so schwer, einen wirklich interessanten Vortrag zu halten. Grund genug, die häufigsten Fehler einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.
Schlechte Vorbereitung
Mal eben ein paar Bullet Points auf die Folie geschrieben, schon ist die Präsentation fertig? Wer anderen wirklich etwas vermitteln möchte, sollte sich Zeit nehmen. Eine Vortrags-Präsentation muss nicht sämtliche Aussagen in schriftlicher Form beinhalten, sondern nur die wichtigsten Zahlen und Fakten hervorheben, um sie für das Publikum besser greifbar zu machen. Das heißt aber gleichzeitig, dass Sie sich inhaltlich gut vorbereiten müssen. Wenn Sie Neuling im Vortragsgewerbe sind, oder das Thema für Sie komplett neu ist, wird die Vorbereitung länger dauern, als wenn Sie als alter Hase bekannte Themen referieren. Am Anfang können Sie mit einer Stunde Vorbereitungszeit pro Minute Vortrag rechnen, mit mehr Routine und der Möglichkeit, fertige Bausteine wieder zu verwenden, werden Sie die Vorbereitungszeit vielleicht auf den Faktor zehn drücken können, also zehn Minuten Vorbereitungszeit pro Minute Vortrag.
Fehlende Botschaft mit Handlungsanweisung
Welches Ziel hat die Präsentation und welche Inhalte sollen in den Köpfen bleiben? Reine Fakten sind für eine Präsentation zu wenig. In den Informationen sollten Erkenntnisse und somit Handlungsanweisungen stecken. Also nicht nur "Die Rendite wurde um zehn Prozent gesteigert", sondern auch "Was bedeutet das für uns im nächsten Jahr?". Die Zuhörer müssen idealerweise direkt angesprochen und anschließend animiert werden, die nächsten Projektschritte abzusegnen oder einen Change-Prozess mitzugehen.
Zu lang
Wie heißt es so schön: "Sie können über alles reden, nur nicht über 45 Minuten", denn die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer hat Grenzen. Eine Vortragsdauer von 20 Minuten ist optimal, reden Sie länger als 45 Minuten, verlieren Ihre Zuhörer - schon aus Erschöpfung - den Faden. Klären Sie im Voraus, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht und planen Sie für Zwischenfragen oder eine Q&A-Runde am Ende einen Puffer ein.
Keine Struktur
Nachdem Sie den fachlichen und zeitlichen Rahmen Ihres Vortrags festgelegt haben, kümmern Sie sich um die Struktur. Viele Präsentatoren halten ihren Vortrag, als wäre er ein Krimi: Die Auflösung kommt zum Schluss. Ein guter Vortrag ist jedoch gegenteilig aufgebaut. Wenn der Zuhörer die ganze Zeit versuchen muss, zu erraten, worauf der Vortrag hinausläuft, verliert er schnell die Konzentration. Um die Aufmerksamkeit zu behalten, hat sich der didaktische Dreisatz bewährt:
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Der Blick in die Zukunft
"Ich zeige Ihnen jetzt, wie sich die neuen Vertragsbedingungen auf den Deckungsumfang auswirken werden." Sie machen das Publikum neugierig und lenken den Blick auf den nächsten Themenabschnitt. So muss sich der Zuhörer nicht erst orientieren und Sie haben seine volle Aufmerksamkeit.
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Das Thema vortragen
Präsentieren Sie, tragen Sie vor, bieten Sie das Thema verständlich dar. Wie verhält es sich zum Beispiel mit dem Zusammenhang zwischen den neuen Vertragsbedingungen und dem Deckungsumfang?
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Der Rückblick
Eine kurze Zusammenfassung, am besten in einem Satz, wiederholt die Essenz des Themas: "Die neuen Vertragsbedingungen werden also eine Steigerung der Deckungskapazität um ungefähr acht Prozent zur Folge haben." Und schon schließt der Ausblick an, der zum folgenden Thema überleitet: "Was bedeutet das für unsere Investitionen 2019?"
Zu volle Folien
Eine Folie soll vom Zuschauer in zwei bis fünf Sekunden erfasst werden können. Gibt es mehr zu sehen oder gar zu lesen, geht Ihr Vortrag mit der Doppelbelastung des Publikums unter - denn zuhören und gleichzeitig lesen geht nicht. Welche Details sind nötig, welche nur unnötiger Schmuck? Hier gilt die Grundregel: Alle Details, die Sie auf der Tonspur innerhalb von drei Minuten vermitteln können sind nötig, alles darüber hinaus wird nicht mehr aufgenommen. Haben Sie Themen, die mehr Folieninhalt benötigen, teilen Sie den Inhalt auf mehrere Folien auf und servieren ihn häppchenweise.
Für die Zielgruppe zu komplexe Berechnungen oder Diagramme
Wer in der Finanz- und Versicherungsbranche arbeitet, arbeitet viel mit Zahlen und deren Darstellung in Tabellen oder Diagrammen. Es bringt den Zuhörern jedoch nichts, sämtliche Zahlen und Berechnungen auf einer Folie zu sehen. Beschränken Sie sich unbedingt auf die wichtigsten: Mehr als vier bis fünf Zahlen pro Folie kann niemand aufnehmen. Unendliche Zahlenkolonnen führen nur dazu, dass Ihre Zuhörer anfangen zu lesen und nicht mehr Ihrem Vortrag folgen.
Zu viel Fachchinesisch
Je mehr Fachwörter und Abkürzungen, desto kompetenter wirken Sie? Leider nein, im Zweifel schalten Ihre Zuhörer einfach ab, weil sie nichts mehr verstehen. Auf Folien sollten Sie Fachbegriffe aus der Finanzwelt, aber auch unternehmensinterne Abkürzungen ausschreiben, um Missverständnisse zu vermeiden: UE wird zur Unternehmensentwicklung, AV zur Altersvorsorge und BUV zur Berufsunfähigkeitsversicherung.
Kein einheitliches Design
Farben, Grafiken, Schriftarten - es gibt zahlreiche Möglichkeiten, eine PowerPoint-Präsentation zu gestalten. Im Zweifel hat Ihr Unternehmen sich aber längst schon auf ein Design festgelegt. Bitte nutzen Sie dieses Corporate Design und halten sich an seine Regeln, auch wenn Ihnen einige Details vielleicht persönlich nicht gefallen. Nur so treten Sie und Ihr Unternehmen professionell und einheitlich auf.
Checkliste: So sind Sie bestens vorbereitet
- Fangen Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung an.
- Legen Sie das Ziel Ihrer Präsentation fest: Was wollen Sie erreichen?
- Klären Sie, wie lange die Präsentation dauern soll.
- Entwickeln Sie eine Struktur für Ihre Inhalte.
- Prüfen Sie jeden Punkt kritisch: Muss er wirklich erwähnt werden, um das Ziel zu erreichen?
- Laut vorlesen: Ist Ihre Präsentation für Ihre Zielgruppe verständlich? Passt sie in das vorgegebene Zeitfenster und bleibt Zeit für Fragen?
- Entspricht die Präsentation dem Corporate Design? Wenden Sie sich im Zweifel an die zuständige Grafik- oder Marketingabteilung.
Marion Koppitz ist Gründerin, Gesellschafterin und CEO von I-pointing, einem deutschen Anbieter für Präsentationserstellung. Die in Passau geborene Betriebswirtin war mehrere Jahre bei Siemens Management Consulting als Präsentationsdesignerin tätig, bevor sie dort als Kommunikationsberaterin Turnaround-Projekte unterstützte. 2001 gründete sie die Firma I-pointing mit der Idee, professionelles Präsentationsdesign rund um die Uhr anzubieten. Ihr Credo: "Rettet die Welt vor überflüssigen Powerpoint-Folien!"
Autor(en): Marion Koppitz
