Allianz gehört mit mehr als 70 Tochtergesellschaften weltweit zu den größten Versicherungskonzernen. Bis vor kurzem noch verfügte jedes Tochterunternehmen über ein eigenes Kommunikationssystem, ein eigenes Intranet und digitale Lösungen zur Zusammenarbeit. Ein Experte aus der Unternehmenskommunikation beschreibt, wie der Konzern den digitalen Wandel im Inneren anging.
Vor einigen Jahren haben wir, das Team der Unternehmenskommunikation, mit der Analyse des Zustands vom digitalen Arbeitsplatz begonnen und mussten feststellen: Damit Allianz fit für die Zukunft ist, müssen wir etwas ändern.
Das Problem
Für uns war klar, dass die Vernetzung der Mitarbeiter ein essentiell wichtiger Punkt sein wird und dies einherginge mit einem Wandel der Unternehmenskultur – von einem statischen, punktuell agierenden Großkonzern hin zu einer weltweiten, digitalen Einheit. Der Aufbau einer weltweiten Lösung, die einheitlich sowie länder- und standortübergreifend funktioniert und eine kollaborative Kultur bietet, ist nicht einfach.
Unsere Tochterunternehmen verfügten über eigene mehr oder weniger genutzte Intranet-Lösungen oder Wikis, die meistens in sich geschlossen waren und vor allem nur eine begrenzte Reichweite hatten. E-Mails und andere Kommunikationskanäle waren die Mittel der Wahl, um Neuigkeiten zu verbreiten oder Mitteilungen zu machen. Das sollte sich ändern: Wir wussten, dass Allianz in Zukunft ein geeintes Kommunikationsnetzwerk brauchen würde, in dem jeder mit jedem global im Austausch sein konnte. Nur so wären wir adäquat auf die digitale Zukunft vorbereitet.
Es war ein langer Weg bisher. Aber welche Lehren haben wir gezogen und was gilt es zu beachten im Konzern?
1. Schritt für Schritt - mit großer Wirkung
Wir wollten, dass Menschen intuitiver unsere Tools nutzten und auf moderne Art und Weise miteinander kommunizieren. Was liegt da näher, als ein System einzuführen, das an bekannte Social-Media-Kanäle erinnert? Doch wir wollten unsere Mitarbeiter langsam heranführen: Zu Beginn bauten wir also für die Kollegen unserer Zentrale in München ein Pilotprojekt auf, in dessen Mittelpunkt rund 15 wichtige Anwendungsfälle standen. Einige der Testgruppen sollten sich ausschließlich auf die Kommunikation, andere auf die Team- und Projektzusammenarbeit und wieder andere auf die Schaffung einer Community für die IT-Organisation konzentrieren. Zusätzlich gewannen wir unseren CIO als Blogger, der wertvolle Updates und Ressourcen mit unserer Community in Beiträgen teilte und über seine Erfahrungen mit der neuen Software Artikel schrieb.
Der erste Durchlauf wurde ein voller Erfolg: Viele Mitarbeiter hörten vom Allianz Social Network, das auf der Basis von Jive Software funktioniert und wollten ebenfalls teilnehmen - noch bevor es überhaupt breit eingeführt worden war. Wir beobachteten, wie die Menschen miteinander arbeiteten und das interaktive Intranet einsetzen. Dabei legten wir besonderes Augenmerk auf Wissensmanagement, Ideenfindung, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Peer-to-Peer-Kommunikation, Feedback-Sammlung und Unternehmenskommunikation. Diese Punkte funktionierten und es wird schneller sowie qualitativ hochwertiger als zuvor zusammengearbeitet.
2. Der globale Erfolg durch lokale Triumphe
2015 beschloss der Mutterkonzern Allianz, dass der digitale Wandel fortan eine Schlüsselrolle in der strategischen Agenda spielen sollte. Dadurch stand auch eine Veränderung der Unternehmenskultur an. Angesichts des Erfolgs unseres Pilotprojekts, beschlossen wir also, das neue Intranet größer zu machen, ein Tor zu allen Mitarbeitern und zum Wissen des Unternehmens weltweit aufzumachen. Wir tauften unser neues Kommunikations- und Collaboration-Tool "Allianz Connect" und weiteten es auf alle 140.000 Mitarbeiter aus.
Zum ersten Mal gab es die Möglichkeit, dass der Geschäftsführer jeden im Unternehmen erreichen konnte, vom Praktikanten bis zum Vorstand – und umgekehrt. Es entstanden kurz nach Einführung schon kleine Gemeinschaften von Mitarbeitern, die quasi vorher noch nie in Kontakt miteinander waren und die nun bestimmte Themen besprachen und gemeinsam an Herausforderungen arbeiteten. So etwa tauschten sich IT-Support und Kundenservice fortan problemlos aus und arbeiteten gemeinsam an Kundenanliegen. In "Allianz Connect" können Kollegen in Echtzeit an Dokumenten schreiben, was den Umfang der E-Mail-Kommunikation reduziert und die Effizienz steigert. Unser interaktives Intranet ist ein Ort, an dem sich Mitarbeiter digital treffen können . Gleichzeitig finden Sie alle Ressourcen, Wissen und Experten, dass Sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen.
3. Relaunch der Unternehmenskommunikation
Alle unsere Mitarbeiter konnten nun an Allianz Connect teilnehmen. Im nächsten Schritt, wollten wir die Arbeitsumgebung und Bedienung so angenehm wie möglich gestalten. In der Abteilung für interne und externe Kommunikation ist es für uns immer wichtig, dass wir nicht nur den Managern helfen ihre Botschaft zu vermitteln, sondern auch erreichen, dass sich Mitarbeiter mit diesen Botschaften beschäftigen und sie verstehen. Die einfachste und effizienteste Lösung die Leserreaktionen und das Sentiment zu messen, sind dabei Kommentarfunktionen und natürlich der entstehende Dialog.
Der größte Vorteil von Enterprise Social liegt aber darin, dass der rege Austausch und Diskussionen an erste Stelle stehen. Wir setzen das um, indem wir beispielsweise Dialog-Formate wie Management-Chats oder so genannte Virtual Townhalls organisieren oder nicht mehr nachträglich über Events berichten, sondern mit Live-Bloggern vor Ort lebendige Eindrucke liefern. Auch unser Unternehmensmagazin wurde weiterentwickelt. Es erscheint nun nicht mehr als Printmagazin, sondern online. Feedback, Themenvorschläge, Diskussionen sind nun einfacher möglich und wir merken, dass unsere Mitarbeiter das gerne annehmen.
Zudem ist mit der Einführung und Nutzung des Social Intranets der personalisierte Newsfeed in den Arbeitsalltag eingezogen. Diese können dynamisch und minutengenau aktualisiert werden und eignen sich für die interne Nachrichtenverbreitung. Mit der App von Allianz Connect können unsere Kollegen Allianz Connect immer und überall erreichen.
4. Die Unternehmenskultur im raschen Wandel dank Intranet
Ein wichtiger, aber wenig greifbarer Aspekt der digitalen Transformation, ist der kulturelle Wandel in einem Unternehmen. Menschen sind Gewohnheitstiere und es ist mit einiger Arbeit und Geduld verbunden, ihre Verhaltensweisen zu ändern. Besonders bei Mitarbeitern, die privat nicht an Social-Media-Anwendungen gewöhnt waren, gestaltete es sich schwieriger die Vorteile des Intranets nahezubringen.
Um dieser Hürde gerecht zu werden, haben wir viel in Community - und Change-Management investiert. Wir bieten heute noch ein breites Schulungsprogramm mit Vor-Ort-Schulungen, Webinaren, erklärenden Videos, Tutorials und einer Wissensbibliothek mit Fragen und Antworten direkt auf der Plattform. So führen wir die Mitarbeiter behutsam an die Möglichkeiten der neuen Software heran und sie lernen in ihrem eigenen Tempo, wie sie damit arbeiten können. Und wenn noch einmal Bedarf besteht, kehren sie virtuell in die Schulungsräume zurück.
Schon jetzt merken wir, dass diese Bemühungen von Erfolg gekrönt sind: Unsere digitale Transformation hat das Unternehmen schneller, agiler und transparenter über alle Hierarchien hinweg gemacht. Die Menschen arbeiten enger zusammen, "Wissenssilos" sind aufgebrochen und die Vernetzung funktioniert viel besser.
5. Das Unternehmensgedächtnis darf nichts vergessen
Corporate Memory sollte kein Unternehmen außer Acht lassen: Das Unternehmensgedächtnis kann viel Zeit und Geld sparen, wenn man es richtig verankert und nutzt. Es macht neuen Mitarbeitern altes und aktuelles Wissen verfügbar und hilft bei Einarbeitungsprozessen oder bei der Durchführung von ähnlichen Projekten. Früher hatten die Mitarbeiter nur Zugriff auf ihre eigenen Datenbanken, heute stehen ihnen international Welten an Wissen und Erfahrung zur Verfügung. Jeder weiß nun auch, dass er oder sie Inhalte, Kollegen oder Fachkenntnisse in Allianz Connect findet.
Fazit
Jetzt, da mehr als 140.000 Mitarbeiter an der Unternehmenskommunikation von Allianz teilnehmen und wir über die alten Lösungen hinausgegangen sind, haben wir eine deutlich verbesserte Zusammenarbeit weltweit und mehr Engagement sowie Interaktivität auf allen Ebenen. Das wurde möglich, weil wir den Schritt gegangen sind, alles auf Anfang zu stellen und zwei Welten zusammengeführt haben: die digitale Welt der Zusammenarbeit und die der Kommunikation. Vereint auf einer Plattform für alle Mitarbeiter.
Über den Autor
Michael Wegscheider beschäftigt sich seit vielen Jahren mit digitaler Unternehmenskommunikation, ab 2007 bei der Allianz. Er leitete das Projekt zur Einführung des Allianz Social Network und ist heute Portal Manager von Allianz Connect, dem globalen Social Intranet der Allianz.
Autor(en): Michael Wegscheider
