Mit dem nahenden Jahreswechsel rückt für viele Unternehmen das Thema Resturlaub in den Vordergrund. Laut Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälten für Arbeitsrecht bei der Kanzlei Schultze und Braun aus dem baden-württembergischen Achern, sollten Arbeitgeber ihre Prozesse zur Urlaubsplanung überprüfen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Wichtig sei dabei, Arbeitnehmende rechtzeitig und transparent darauf hinzuweisen, offene Urlaubstage zu nehmen. "Ein Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmenden formal und rechtzeitig darauf hinweisen, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese verfallen können", betonen die Experten. Versäumen Arbeitgeber diese Hinweispflicht, bleiben Urlaubsansprüche bestehen und können weder zum Ende des Kalenderjahres noch zum 31. März des Folgejahres verfallen.
Finanzielle Herausforderung für Unternehmen
Auch finanziell kann ungenutzter Urlaub zur Belastung werden. Unternehmen müssen für nicht genommene Urlaubstage Rückstellungen bilden, die bei einer Kündigung oder längerer Nichtnutzung später ausgezahlt werden könnten. "Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden", erklären Zobel und Panzer. Diese Rückstellungen können die Firmenbilanz über Jahre negativ beeinflussen, besonders wenn sie aufgelöst werden müssen, da sie dann den zu versteuernden Gewinn erhöhen. Regelmäßige Erinnerungen, etwa alle drei Monate, können helfen, das Thema Urlaub für alle Beteiligten frühzeitig zu klären und unnötige Belastungen zu vermeiden.
Die Fachanwälte heben hervor, dass Arbeitgeber besonders auf die rechtliche Verjährung von Urlaubsansprüchen achten sollten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in zwei wegweisenden Entscheidungen von Ende 2022 und Anfang 2023 klargestellt, dass Urlaubsansprüche nur dann verjähren, wenn Arbeitnehmende nachweislich auf diese hingewiesen wurden. "Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmenden an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat", betonen Zobel und Panzer. Bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses endet diese Pflicht. Urlaubsansprüche verjähren in diesen Fällen nach drei Jahren.
Regelmäßige Erinnerung des Arbeitnehmers "ratsam"
Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen die Kommunikation über Urlaub schriftlich dokumentieren. "Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen", so die Fachanwälte, die eine Erinnerung etwa alle drei Monate vorschlagen. Zudem sollte die Abstimmung zwischen betrieblichen Notwendigkeiten und Urlaubswünschen der Arbeitnehmenden im Dialog erfolgen. "Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon, und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe", fassen Zobel und Panzer zusammen. Die klare und regelmäßige Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Risiken für alle Beteiligten zu reduzieren.
Quelle: Schultze und Braun
Autor(en): versicherungsmagazin.de
