Papierarchive benötigen viel Platz und wenn ein alter Vorgang gesucht werden soll, ist dies oftmals zeitaufwändig. Aber die meisten Informationen liegen heute in digitaler Form vor, sodass sich eine elektronische Archivierung anbietet – schnell, effektiv und komfortabel in der Bedienung. Doch vor dem Kauf gibt es einiges zu beachten. Eine detaillierte Tabelle von Archivierungslösungen finden Sie am Ende des Artikels.
Elektronische Archive haben viele Vorteile. "Endbenutzerfreundliche Funktionen für Suche, Trefferliste, Anzeige, Drucken, Weiterleitung oder Wiedervorlage sorgen für Komfort und somit für Akzeptanz, ebenso die Integration in E-Mail- und PC-Umgebung", weiß Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI).
Regelmäßig aktuelle Formate konvertieren
Verstärkt wird die Akzeptanz durch eine zweite Entwicklung: Immer mehr Geschäftsvorfälle werden elektronisch abgewickelt, das heißt, E-Mails und andere elektronische Daten müssen ebenfalls archiviert werden – und zwar rechtssicher. Und hier stoßen die alten Papierarchive an ihre Leistungsgrenzen. "Für unterschiedliche Dokumentenarten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spätestens bei Aufbewahrungsfristen von über zehn Jahren sollte eine Firma eine Langzeitarchivierungsstrategie haben", ergänzt Natascha Schumann vom Nestor-Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung bei der Deutschen Nationalbibliothek und hat auch einen wichtigen Tipp parat: "Um Datenverluste durch das Veralten von Dateiformaten zu verhindern, müssen diese regelmäßig in aktuelle Formate konvertiert werden.
Archivierung in offen dokumentierten Formaten am sinnvollsten
Je weniger verschiedene Dateiformate verwendet werden, desto leichter ist die Planung von Konvertierungsmaßnahmen." Problematisch können hier vor allem proprietäre - also herstellerspezifische Spezialformate werden. Wenn es einen Hersteller in einigen Jahren nicht mehr geben sollte, kann es sein, dass sich die hier verwendeten Daten auf neuen Systemen nicht mehr einlesen lassen. Schon heute ist es ein Problem, einen Text oder eine Datenbank aus einer Anwendung aus Vor-Windows-Zeiten auf einem PC zu öffnen. Deshalb empfiehlt Schumann die Archivierung in offen dokumentierten, weit verbreiteten Formaten.
"Wichtig sind der Einsatz GoB-konformer Systeme und das Vorhalten einer Verfahrensdokumentation, wenn Sie die Papieroriginale vernichten wollen", ergänzt Zöller. Die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen. Zöller weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass es bereits viele funktional umfassende Systeme auch für kleine Budgets gibt.
Doch allein die Einführung einer Archivierungslösung sorgt noch nicht für die notwendige Ordnung. "Mit der Einführung eines DMS (Dokumenten-Management-System) kommt nicht automatisch die notwendige Ordnung zur Verwaltung des steigenden Papier- und elektronischen Dokumentenaufkommens einher", mahnt auch Zöller. "Ein DMS ist nur ein Werkzeug, welches erlaubt, für die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens eine Ordnung zu schaffen, die dann die verloren gegangene rechtliche belastbare Auskunftsfähigkeit wiederherstellt", so der Vorstandsvorsitzende weiter.
Technische Lösungen von der Stange gibt es nicht
Zudem weist er auf folgenden Zusammenhang hin: "Beim Einsatz einer Komplettlösung sollten Firmen darauf achten, dass diese auch noch funktioniert, wenn neue Versionen aufgespielt werden. Wichtig ist außerdem, dass die DMS-Kernfunktionen von möglichst wenigen Herstellern – idealerweise von einem – kommen und nicht zugekaufte, aber schlecht integrierte Drittkomponenten sind. Die Unterstützung von PDF als Archivformat für schwarz-weiße oder farbige gescannte Dokumente, aber auch für Druckoutput und andere Unterlagen ist vorteilhaft." Natascha Schumann ergänzt: "Es gibt keine technische Lösung von der Stange, die man pauschal empfehlen kann."
Die Ansprechpartnerin für die Projektkoordination Nestor betont zudem, dass es wichtig ist, die Daten für die Langzeitarchivierung von physischen Datenträgern (zum Beispiel CDs, DVDs oder Bluray Discs) zu trennen, da diese durch mechanischen Verschleiß bedroht sind. Stattdessen sollten die Daten auf magnetischen Speichermedien, also Festplatten oder Magnetbändern aufbewahrt werden.
Elektronische Archive haben viele Vorteile. "Endbenutzerfreundliche Funktionen für Suche, Trefferliste, Anzeige, Drucken, Weiterleitung oder Wiedervorlage sorgen für Komfort und somit für Akzeptanz, ebenso die Integration in E-Mail- und PC-Umgebung", weiß Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI).
Regelmäßig aktuelle Formate konvertieren
Verstärkt wird die Akzeptanz durch eine zweite Entwicklung: Immer mehr Geschäftsvorfälle werden elektronisch abgewickelt, das heißt, E-Mails und andere elektronische Daten müssen ebenfalls archiviert werden – und zwar rechtssicher. Und hier stoßen die alten Papierarchive an ihre Leistungsgrenzen. "Für unterschiedliche Dokumentenarten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spätestens bei Aufbewahrungsfristen von über zehn Jahren sollte eine Firma eine Langzeitarchivierungsstrategie haben", ergänzt Natascha Schumann vom Nestor-Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung bei der Deutschen Nationalbibliothek und hat auch einen wichtigen Tipp parat: "Um Datenverluste durch das Veralten von Dateiformaten zu verhindern, müssen diese regelmäßig in aktuelle Formate konvertiert werden.
Archivierung in offen dokumentierten Formaten am sinnvollsten
Je weniger verschiedene Dateiformate verwendet werden, desto leichter ist die Planung von Konvertierungsmaßnahmen." Problematisch können hier vor allem proprietäre - also herstellerspezifische Spezialformate werden. Wenn es einen Hersteller in einigen Jahren nicht mehr geben sollte, kann es sein, dass sich die hier verwendeten Daten auf neuen Systemen nicht mehr einlesen lassen. Schon heute ist es ein Problem, einen Text oder eine Datenbank aus einer Anwendung aus Vor-Windows-Zeiten auf einem PC zu öffnen. Deshalb empfiehlt Schumann die Archivierung in offen dokumentierten, weit verbreiteten Formaten.
"Wichtig sind der Einsatz GoB-konformer Systeme und das Vorhalten einer Verfahrensdokumentation, wenn Sie die Papieroriginale vernichten wollen", ergänzt Zöller. Die "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen. Zöller weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass es bereits viele funktional umfassende Systeme auch für kleine Budgets gibt.
Doch allein die Einführung einer Archivierungslösung sorgt noch nicht für die notwendige Ordnung. "Mit der Einführung eines DMS (Dokumenten-Management-System) kommt nicht automatisch die notwendige Ordnung zur Verwaltung des steigenden Papier- und elektronischen Dokumentenaufkommens einher", mahnt auch Zöller. "Ein DMS ist nur ein Werkzeug, welches erlaubt, für die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens eine Ordnung zu schaffen, die dann die verloren gegangene rechtliche belastbare Auskunftsfähigkeit wiederherstellt", so der Vorstandsvorsitzende weiter.
Technische Lösungen von der Stange gibt es nicht
Zudem weist er auf folgenden Zusammenhang hin: "Beim Einsatz einer Komplettlösung sollten Firmen darauf achten, dass diese auch noch funktioniert, wenn neue Versionen aufgespielt werden. Wichtig ist außerdem, dass die DMS-Kernfunktionen von möglichst wenigen Herstellern – idealerweise von einem – kommen und nicht zugekaufte, aber schlecht integrierte Drittkomponenten sind. Die Unterstützung von PDF als Archivformat für schwarz-weiße oder farbige gescannte Dokumente, aber auch für Druckoutput und andere Unterlagen ist vorteilhaft." Natascha Schumann ergänzt: "Es gibt keine technische Lösung von der Stange, die man pauschal empfehlen kann."
Die Ansprechpartnerin für die Projektkoordination Nestor betont zudem, dass es wichtig ist, die Daten für die Langzeitarchivierung von physischen Datenträgern (zum Beispiel CDs, DVDs oder Bluray Discs) zu trennen, da diese durch mechanischen Verschleiß bedroht sind. Stattdessen sollten die Daten auf magnetischen Speichermedien, also Festplatten oder Magnetbändern aufbewahrt werden.
Autor(en): Marion und Volker Zwick